Konstancin-Jeziorna[0]

Opublikowano: Konstancin-Jeziorna (www.konstancinjeziorna.pl)


Kancelaria

Do zakresu kancelarii należą sprawy:

  • udzielanie pełnej informacji o:
    • strukturze organizacyjnej urzędu, jednostkach organizacyjnych gminy i jednostkach pomocniczych;
    • rodzaju, trybie, miejscu załatwianych spraw w urzędzie, w tym o stanie zaawansowania sprawy lub wskazywanie pracownika merytorycznego danego wydziału;
  • wydawanie ujednoliconych druków i formularzy niezbędnych do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
  • przyjmowanie dokumentów składanych przez interesantów do urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydanie potwierdzeń złożenia pisma;
  • prowadzenie zapisów mieszkańców do burmistrza gminy i jego zastępców;
  • obsługa infolinii urzędu;
  • pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw;
  • przyjmowanie opłat kartą płatniczą i telefonem komórkowym przez interesantów urzędu;
  • rejestracja korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów;
  • rejestrowanie ofert przetargowych wpływających do urzędu;
  • rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne urzędu;
  • rejestracja zewnętrznych dokumentów, o charakterze finansowych, w rejestrze faktur;
  • rejestracja pism wyłączonych z  elektronicznego systemu obiegu dokumentów w dzienniku korespondencyjnym, (np.: deklaracje śmieciowe, zaświadczenia o zameldowaniu, zwroty podpisanych zawartych umów z gminą, wystąpienia urzędów o nadesłanie aktów zgonu zmarłych dłużników, orzeczenia sądowe o rozwodach);
  • wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom urzędu;
  • segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich komórek urzędu;
  • obsługa poczty elektronicznej urzędu z adresów: kancelaria i urząd (rejestracja w  elektronicznym systemie obiegu dokumentów i przekazywanie e-maili do wydziałów merytorycznych);
  • realizacja czynności wynikających z umowy o świadczenie usług pocztowych;
  • prowadzenie rejestru obwieszczeń i ogłoszeń zewnętrznych w elektronicznym systemie;
  • prowadzenie rejestru obwieszczeń wewnętrznych;
  • przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności ich doręczenia adresatowi w jego miejscu zamieszkania (doręczenia zastępcze);
  • obsługa głównej tablicy ogłoszeń;
  • przyjmowanie i nadawanie faksów urzędowych;
  • archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • rejestracja korespondencji wychodzącej w elektronicznym systemie nadawczym.
Kancelaria Urzędu Miasta i Gminy

Adres źródłowy: https://www.konstancinjeziorna.pl/index.php/page/kancelaria


Adres źródłowy: https://www.konstancinjeziorna.pl/index.php/page/kancelaria

Załączniki
  • [0] https://www.konstancinjeziorna.plhttps://www.konstancinjeziorna.pl/themes/custom/konstancin/logo.svg
  • [1] https://www.konstancinjeziorna.pl/sites/default/files/styles/image_and_text/public/2021-05/kancelaria.jpg?itok=HsyPNkC_