W trosce o bezpieczeństwo przetwarzanych informacji oraz sprawne funkcjonowanie Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna, od 28 kwietnia 2025 r. zmieniły się zasady dostępu radnych Rady Miejskiej do strefy chronionej ratusza. Zachęcamy do zapoznania się z uzasadnieniem tej decyzji.
Decyzja o cofnięciu dostępu do strefy chronionej (strefy 2.) Urzędu Miasta i Gminy przy ul. Piaseczyńskiej 77 dla radnych Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna została podjęta w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych informacji, ochrony danych osobowych, a także zachowania sprawnej organizacji pracy magistratu i wysokiego standardu obsługi mieszkańców. Zmiana obowiązuje od 28 kwietnia 2025 r. i dotyczy wyłącznie części budynku ratusza przeznaczonej do realizacji zadań administracyjnych.
Dezorganizacja pracy
Decyzja ta jest odpowiedzią na powtarzające się sytuacje, w których radni Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna – poza oficjalnymi spotkaniami – odwiedzali przestrzenie biurowe urzędu bez uprzednich ustaleń. Odnotowano przypadki samodzielnego poruszania się po pomieszczeniach służbowych, załatwiania spraw niezwiązanych z wykonywaniem mandatu radnego oraz kierowania licznych zapytań bezpośrednio do pracowników w trakcie wykonywania przez nich obowiązków służbowych. Takie działania, choć zapewne motywowane troską o sprawy gminy, w praktyce prowadziły do dezorganizacji pracy oraz zakłócenia funkcjonowania poszczególnych wydziałów. Dodatkowym istotnym aspektem jest kwestia bezpieczeństwa danych osobowych. Na biurkach pracowników, w godzinach pracy urzędu, często znajdują się dokumenty zawierające dane osobowe mieszkańców oraz inne informacje niepubliczne, których nieautoryzowany dostęp może naruszać obowiązujące przepisy. Z tego względu konieczne jest szczególne przestrzeganie zasad ograniczonego dostępu do tych przestrzeni, zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi zasadami organizacyjnymi urzędu.
Prawo do informacji
Radni mają pełne prawo do informacji oraz możliwości kontaktu z urzędnikami, jednak powinno to odbywać się w sposób uporządkowany oraz zgodny z przyjętymi procedurami i przepisami. Niezmiennie radni mają do swojej dyspozycji pomieszczenia dedykowane ich pracy samorządowej: biuro przewodniczącej Rady Miejskiej, sala posiedzeń oraz wyznaczone pomieszczenie do spotkań z mieszkańcami. Wprowadzone zmiany nie są działaniem wymierzonym w żaden sposób przeciwko Radzie Miejskiej ani jej członkom. Celem jest zapewnienie efektywności działania administracji oraz ochrona wrażliwych danych i porządku pracy, przy jednoczesnym zachowaniu transparentnej współpracy z organem uchwałodawczym. Liczymy na zrozumienie tej decyzji oraz dalszą, konstruktywną współpracę na rzecz dobra mieszkańców naszej gminy.
Strefy bezpieczeństwa
Należy w tym miejscu wyjaśnić, że zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi zasadami organizacyjnymi dotyczącymi funkcjonowania ochrony fizycznej Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna (zarządzenie nr 7/VIII/2020 burmistrza gminy Konstancin-Jeziorna z 8 stycznia 2020 r.) w budynku ratusza wyznaczono 5 stref bezpieczeństwa, różnicowanych ze względu na charakter przetwarzanych informacji oraz przechowywanych materiałów. Tylko jedna ze stref – strefa 1 – ma charakter ogólnodostępny. Obejmuje ona m.in. teren wokół urzędu oraz przestrzeń przeznaczoną do obsługi interesantów, w tym salę przyjęć i salę posiedzeń. Dostęp do pozostałych stref jest ograniczony i przysługuje wyłącznie osobom upoważnionym lub pracownikom urzędu.
Funkcja kontrolna
Bezsprzecznym jest fakt, iż radny – w wykonywaniu mandatu – ma „prawo, jeżeli nie narusza to dóbr osobistych innych osób, do uzyskiwania informacji i materiałów, wstępu do pomieszczeń, w których znajdują się te informacje i materiały, oraz wglądu w działalność urzędu gminy, a także spółek z udziałem gminy, spółek handlowych z udziałem gminnych osób prawnych, gminnych osób prawnych, oraz zakładów, przedsiębiorstw i innych gminnych jednostek organizacyjnych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej” (zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym). Uprawnienie to nie oznacza jednak nieograniczonego prawa wstępu do wszystkich pomieszczeń magistratu. W opinii Centrum Ekspertyzy Lokalnej Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego: „Uprawnienie wstępu do pomieszczeń powinno być realizowane w godzinach pracy urzędów i instytucji, do których radny zwraca się z prośbą o wstęp. Z całą pewnością wstęp do pomieszczeń nie powinien być traktowany, jako uprawnienie przyznające w dalszej konsekwencji ekstraordynaryjne uprawnienia informacyjne. Uprawnienie każdorazowo należy odnosić do obowiązującego reżimu prawnego w zakresie jawności informacji, czy też uprawnień informacyjnych odnośnie do zjawisk i osób znajdujących się w danych pomieszczeniach”. Należy również przypomnieć, że zgodnie z art. 18a ustawy o samorządzie gminnym, kontrola działalności burmistrza i jednostek organizacyjnych gminy odbywa się poprzez komisję rewizyjną powoływaną przez radę. To właśnie ona stanowi właściwy organ do realizacji funkcji kontrolnej w sposób zgodny z obowiązującym prawem. Wprowadzone rozwiązania w żaden sposób nie ograniczają uprawnień kontrolnych przysługujących radnym.
