- Zakres działania Sekretarza Gminy Konstancin-Jeziorna
-
Sekretarz organizuje pracę urzędu, zapewnia jego sprawne funkcjonowanie i odpowiednie warunki działania. Do zadań sekretarza należy w szczególności:
- przygotowywanie projektów regulaminów, ich zmian oraz innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu,
- podejmowanie inicjatyw usprawniania pracy urzędu i nadzór nad doskonaleniem kadr,
- zarządzanie systemem szkoleń i podnoszenia umiejętności zawodowych pracowników, opracowywania ścieżek rozwoju i budowania motywacyjnego środowiska pracy,
- nadzór nad organizacją pracy w urzędzie,
- zastępowanie burmistrza w czasie jego nieobecności i nieobecności zastępców burmistrza,
- nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i terminowego załatwiania spraw,
- zapewnienie właściwego obiegu informacji i dokumentów w urzędzie,
- rozwijanie i koordynowanie procesu informatyzacji urzędu,
- nadzór nad wykonywaniem czynności związanych z organizacją wyborów, referendów, konsultacji społecznych i spisów powszechnych,
- nadzór nad zapewnieniem prawidłowego procesu legislacyjnego w urzędzie, opracowaniem projektów uchwał rady i zarządzeń burmistrza,
- nadzór nad podlegającymi komórkami organizacyjnymi, zgodnie ze schematem organizacyjnym,
- dbałość o sprawną obsługę interesantów i dobry wizerunek urzędu,
- monitorowanie i koordynowanie systemu kontroli zarządczej,
- nadzór nad właściwym i terminowym rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji,
- prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
- reprezentowanie gminy w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z burmistrzem,
- wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia burmistrza,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad sprawami obywatelskimi i Urzędu Stanu Cywilnego,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad sprawami ochrony danych osobowych,
- prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń majątkowych,
- prowadzenie spraw z zakresu przeprowadzanych w urzędzie praktyk i stażów,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad zadaniami dotyczącymi bezpieczeństwa i porządku publicznego, strażą miejską, biurem zarządzania kryzysowego,
- nadzorowanie terminowego przygotowania odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych,
- koordynacja udzielania odpowiedzi w trybie dostępu do informacji publicznej,
- w przypadku wystąpienia współpraca ze związkami zawodowymi działającymi u pracodawcy, w sprawach wymaganych uzgodnień i opinii.
- Zakres działania Skarbnika Gminy Konstancin-Jeziorna
-
Do zakresu działania Skarbnika Gminy, który jest głównym księgowym budżetu gminy należy:
- zapewnienie realizacji polityki finansowej gminy,
- wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, majątku gminy i obsługi księgowej budżetu gminy,
- planowanie budżetowe zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, w tym
- nadzorowanie całokształtu prac związanych z opracowaniem projektu uchwały budżetowej gminy oraz Wieloletniej Prognozy Finansowej,
- nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
- zapewnienie realizacji prawidłowych sprawozdań budżetowych, finansowych oraz sprawozdania z wykonania budżetu gminy,
- zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez gminę,
- kontrasygnowanie dokumentów, stanowiących podstawę do wydatkowania środków finansowych oraz innych zobowiązań majątkowych oraz udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
- wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi,
- dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
- zapewnienie terminowego ściągania należności, dochodzenia roszczeń spornych i spłat zobowiązań,
- zapewnienie wykonywania określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowych,
- współdziałanie w pozyskiwaniu środków zewnętrznych,
- przygotowywanie bieżących analiz, sprawozdań i informacji o finansach gminy,
- współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad realizacją zadań wykonywanych przez:
- Wydział Finansowy,
- Wydział Podatków i Egzekucji,
- Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli wewnętrznej,
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.