Obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych | Konstancin-Jeziorna

Administratorem danych osobowych jest Burmistrz Gminy Konstancin-Jeziorna (dalej: „Administrator”), z siedzibą przy ul. Piaseczyńskiej 77, 05-520 Konstancin-Jeziorna. Administrator wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna.

Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na ww. adres lub drogą mailową: urzadkonstancinjeziorna [dot] pl.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: iodkonstancinjeziorna [dot] pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”. Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej: „RODO”.

Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się w celu załatwienia Państwa spraw w Urzędzie Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna, w tym w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, realizacji zadań własnych i zleconych gminy, a także w celu archiwizacji dokumentacji powstałej w toku załatwiania spraw.

Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych są:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na potrzeby obsługi działań, na które Państwo wyrazili zgodę na Portalu (przy każdej zgodzie opisany jest cel przetwarzania w momencie jej wyrażania. Zgodę można cofnąć w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem) – wyłącznie w zakresie przetwarzania, które nie jest wymagane przepisami prawa;
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – na potrzeby realizacji umowy i obsługi procesów z nią związanych, jeżeli są Państwo stroną umowy, lub w celu podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem;
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego w szczególności z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz przepisów szczególnych regulujących sprawę, w której Państwo występują;
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 5 i 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.) oraz przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.) – w celu archiwizacji (przechowywania) dokumentacji, w tym materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego;
• Art. 6 ust. 1 lit. e RODO – na potrzeby realizacji zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, określonego w szczególności w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych lub ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa;
• Art. 9 ust. 2 lit. g RODO oraz art. 10 RODO – w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, wyłącznie wtedy, gdy obowiązek ich przetwarzania wynika z przepisu prawa regulującego daną sprawę.

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane (załatwienia sprawy), a następnie przechowywane przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji, tj. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.). Okres przechowywania dokumentacji określa kategoria archiwalna przypisana danej klasie w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gminy i urzędów obsługujących te organy.

Dane osobowe pozyskiwane są co do zasady bezpośrednio od Państwa. W niektórych przypadkach Administrator może pozyskiwać dane z innych źródeł, w szczególności z rejestrów publicznych (np. rejestru PESEL, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego, ewidencji gruntów i budynków, ksiąg wieczystych), od innych organów administracji publicznej oraz od innych stron i uczestników postępowania – w zakresie niezbędnym do załatwienia sprawy (w szczególności dane identyfikacyjne, adresowe oraz dane dotyczące nieruchomości i prowadzonej działalności).
Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.

Administrator będzie przekazywał dane osobowe wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania, właściwemu archiwum państwowemu, a także stronom i uczestnikom postępowania w ramach dostępu do akt sprawy) oraz podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. dostawcom systemów teleinformatycznych, w tym systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, operatorom pocztowym i dostawcom usług doręczeń elektronicznych oraz podmiotom świadczącym usługi brakowania i niszczenia dokumentacji). 

Dane mogą być również udostępniane w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, z zachowaniem ograniczeń wynikających z ochrony prywatności osoby fizycznej, oraz publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, jeżeli wynika z przepisów prawa – konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości załatwienia sprawy, pozostawienie podania bez rozpoznania lub prowadzenie postępowania z urzędu. Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, jeżeli przetwarzanie odbywa się w związku z umową. W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne, a ich niepodanie uniemożliwia jedynie skorzystanie z usługi, której dotyczy zgoda.

Przysługuje Państwu prawo – na zasadach i z ograniczeniami wynikającymi z RODO oraz przepisów szczególnych:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
• żądania od Administratora sprostowania swoich danych osobowych (art. 16 RODO);
• żądania od Administratora usunięcia swoich danych osobowych (art. 17 RODO) – prawo to nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej albo do celów archiwalnych w interesie publicznym (art. 17 ust. 3 lit. b i d RODO), w tym w okresie przechowywania wynikającym z JRWA;
• żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (art. 18 RODO);
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych (art. 21 RODO) – wyłącznie w zakresie przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
• przeniesienia swoich danych osobowych (art. 20 RODO) – wyłącznie w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W odniesieniu do danych przetwarzanych do celów archiwalnych w interesie publicznym prawa, o których mowa w art. 15, 16, 18 i 21 RODO, mogą podlegać ograniczeniom w zakresie przewidzianym w art. 89 ust. 3 RODO i przepisach szczególnych.
Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.